up
Search      menu
مدیریت و اقتصاد :: مقاله مديريت اطلاعات PDF
QR code - مديريت اطلاعات

مديريت اطلاعات

چالش ها و تنگنا هاي مديريت و بازيابي اطلاعات

مقدمه
مديريت اطلاعات امروزه به مفهومي پيچيده تبديل شده است ، زيرا اطلاعات موجود حجمي ناباورانه به خود گرفته و روزبه روز بر اين حجم افزوده مي شود. همه ما با اصطلاحاتي چون « انفجار دانش » يا « انفجار اطلاعات» کم و بيش آشنا هستيم. اين پديده ، واقعيت بزرگي است که منشاء تحولات و حتي انقلابي عظيم در عرصه حيات بشري گرديده است(شاهنگيان، 1369). نا گفته پيداست که حجم وسيع تر اطلاعات بايد منجر به عملکرد بهينه تر، هوشمندانه تر و با سرعت بيشتر گردد. مقاله حاضر به بحث پيرامون چالش ها و تنگناهاي موجود در مديريت اطلاعات با رويکردي بر اطلاعات تحت وب مي پردازد.
تعريف مديريت اطلاعات
واژه مديريت اطلاعات در رشته ها و زمينه هاي مختلف علمي به کار برده شده است. از جمله در علوم کامپيوتر، بازرگاني، مديريت و کتابداري و اطلاع رساني. در اين مقاله تاکيد ما بر جنبه هايي از مديريت اطلاعات است که در علوم کتابداري و اطلاع رساني مطرح است. در اين علم مديريت اطلاعات، موضوعي نسبتا نو ظهور مي باشد که روز به روز بر اهميت آن افزوده ميشود. در کتابداري و اطلاع رساني، مديريت اطلاعات به معني توانايي در جمع آوري، نگهداري، بازيابي، اشاعه و در دسترس ساختن اطلاعات درست، در مکان و زمان مناسب، براي افراد شايسته با کمترين هزينه، در بهترين محمل اطلاعاتي براي به کار گيري در تصميم گيري، مي باشد. ظهور اينترنت و مجراهاي اطلاعاتي آنلاين، مديريت اطلاعات را با چالش ها و تنگناهايي مواجه ساخته است به بخش هايي از آن اشاره مي کنيم.
مهم ترين تنگنا : اضافه بار اطلاعات
امروزه يکي از مهم ترين موضوعات در زمينه مديريت اطلاعات ، مسئله اي است که از آن به عنوان اضافه بار اطلاعات ياد مي شود. اضافه باراطلاعات که با ظهور اينترنت اهميت آن دو چندان شد به باز يابي بيش از اندازه اطلاعات يا بازيابي اطلاعات ناخواسته مربوط مي شود. لغت نامه آنلاين کتابداري و اطلاع رساني () اضافه بار اطلاعات را چنين تعريف مي کند : شرايطي که اطلاعات بيش از اندازه براي موضوعي در اختيار باشد که اين حالت عموما درجستجوي آنلاين اتفاق مي افتد، مخصوصا اگر پرسش در غالب واژه هايي کلي بيان شود.
واژه اضافه بار اطلاعات اولين بار توسط الوين تافلر در کتاب « شوک آينده» به کار برده شد و به مرور به يکي از مباحث مطرح در زمينه بازيابي اطلاعات- مخصوصا اطلاعات تحت وب- تبديل شد. مطالعه در اين زمينه مستلزم شناخت منابع اطلاعاتي مختلف و تعيين محل آنها در مخزني نا منظم به نام اينترنت، ابزار هاي مناسب براي اين کار و درک تفاوت اين ابزارها و نيز نحوه استفاده از آنها مي باشد. البته هنوز براي بسياري اين سوال مطرح است که آيا مشکل اصلي مديريت اطلاعات اضافه بار آن است ؟ شايد بهتر باشد مشکل را کثرت کانال هاي اطلاعاتي وارتباطي بناميم .چرا که بر خلاف دوران گذشته تکنولوژي هاي جديد «جايگزين» نمي شوند بلکه به گروه رسانه هاي موجود «اضافه» مي شوند (Gilster 1997) .
داده، اطلاعات و دانش
متاسفانه بسياري از تجارب سنتي در زمينه مديريت اطلاعات به صورت خطي و خاص مي باشند: جريان هايي که به رودخانه منتحي مي شوند و نه به اقيانوس (Alesandrini 1992) . شايد مشکل عمده نه اطلاعات بيش از اندازه ، بلکه اطلاعاتي باشد که غير مفيد يا بي معني هستند. براي تسلط بر اطلاعات بايد ابتدا رابطه بين داده، اطلاع و دانش را درک نماييم : داده به واقعيت هاي خام اطلاق مي شود. اطلاع ، داده هايي است که در يک زمينه و مفهوم معني دار سازمان يافته باشد. و دانش، داده هاي سازمان يافته اي است که درک شده و به کار گرفته شود .
نقش کاربران
پس از درک تفاوت سه مفهوم فوق بايد شناخت کافي از کاربران اطلاعات نيز داشته باشيم. همانطور که مي دانيم؛ منبعي مانند اينترنت به کاربر نياز دارد تا از منابع وسيع خود مضموني به دست دهد (Gilster 1997) اما کاربران ممکن است به اين دليل که اطلاعات به دست آمده با پيش زمينه ذهني آنها سازگار نيست تصور کنند که با اضافه بار اطلاعات مواجه شده اند حال آنکه چنين تصوري غلط است. يک روش براي حل اين مسئله آن است که کاربران اطلاعات جديد به دست آمده را در ساختار دانش موجود تفسير کنند و مدل آنالوگ ذهني خود را با جهان ديجيتال هماهنگ کنند.
شناخت نيازهاي اطلاعاتي
دو عامل سرعت و کيفيت ، يک شتاب مصنوعي در بازيابي اطلاعات ايجاد کرده است. به وسيله پست الکترونيکي، پست صوتي، دورنما، و وب، جريان مداوم داده ها در طول 24 ساعت شبانه روز در محل کار و خانه و حتي در طول سفر امکان پذير شده است. رضايت عمومي از بسياري از اين منابع باعث شده است تا توجه به نيازها و الويت ها فراموش شود : توجه به اطلاعات پراکنده اي که با آن مواجه مي شويم به جاي چيزي که واقعا نياز داريم و به خاطر آن دست به جستجو زده ايم. ايده آل ترين اطلاعات آن است : که به روز باشد، به موقع باشد و براي کاري که در دست داريم کافي باشد نه اينکه لزوما کامل باشد (Lively 1996) . هدف از جستجوي اطلاعات بايد پيدا کردن پاسخ سوالاتي باشد که اصالتا معني دار باشند.
ظهور اينترنت : چالش هاي جديد
وب به سادگي موانع طبيعي بين مردم و اطلاعاتي را که در هيچ جاي ديگر نمي توانستند بيابند از بين برده است. ما امروزه قادر هستيم اطلاعات را از مجراهاي گوناگون مستقيما به دست آوريم. وقتي که به يکباره با حجم وسيعي از اطلاعات بر روي وب بر مي خوريم شايد گمان کنيم که وب يک منبع فوري و آماده براي پاسخ به تمام نيازهاي اطلاعاتي ما است ، حال آنکه بايد ابتدا بدانيم چگونه اين درياي وسيع را براي رسيدن به هدف خاص خود در نورديم و اين همان چيزي است که مديريت اطلاعات به ما مي آموزد. سرعت و کيفيت بالا و سهولت دستيابي ، وب را به يک منبع اطلاعاتي جذاب تبديل کرده است ، همان چيزي که ورمنWurman,1998)) آن را «زيبايي فريبنده» ناميده است. واقعيت اينست که نمايش گرافيکي باعث جذابيت اطلاعات اينترنت شده است. اما در هر صورت اطلاعات بازيابي شده زماني معني دار است که با ايده اي مرتبط باشد ، نه وقتي که بدون هدف و با حالتي خوشايند ارائه گردد. فراموش نکنيم که امروزه شرايطي فراهم شده است که هر کس ، هر اطلاعاتي را که بخواهد مي تواند به آساني در وب قرار دهد. اين در حالي است که متاسفانه اکثر افراد تصور مي کنند اطلاعاتي که از طريق کامپيوترشان دريافت مي کنند بسيار قابل اطمينان تر از ساير منابع است (Breivik and Jones 1993, p. 29). از طرفي آزادي عمل موجود در فضاي اطلاعاتي وب عاملي براي جذابيت آن به شمار مي رود (Nahl 1998) . نبود کنترل کيفي مرکزي و گسترش دسترسي همگان به اينترنت مي تواند مزيتي برا ي آن محسوب شود اما به هر حال بايد در نظر گرفت که همواره طراحان وب مي توانند آنچه را که شما مي بينيد يا بازيابي مي کنيد دستکاري نمايند بنا براين کاربران نبايد به راحتي هر آن چه مي بينند را بپذيرند بلکه بايد ايده هاي مختلف را به چالش بکشند ، آنان بايد توان قضاوت در مورد کيفيت و صحت منابع را داشته باشند (Gilster 1997) . به علاوه گسترش وب بيشتر از پهنا است و نه عمق . خوشبختانه بسياري از منابع اطلاعاتي مورد انتقاد و ارزيابي قرار گرفته اند که اين امربراي تشخيص کاربران بسيارمفيد است. هرچند وجود واسطه ميان منابع و کاربران در محيط وب حذف شده است ولي نياز به آن احساس مي شود. ارزيابي منابع آفلاين را نيز نبايد فراموش کرد.
ضرورت توصيف اطلاعات : ابر اطلاعات
آنچه که نياز داريم داشتن اطلاعاتي در باره اطلاعات است که آن را ابر داده يا ابر اطلاعات مي ناميم . در واقع ابرداده بر چسب هاي الکترونيکي است که در وراي ظاهر صفحات قرار داده مي شود و به توصيف ساختاري و محتواي منبع اطلاعاتي مي پردازد . تيم برنلي مبدع وب ، ابرداده را « اطلاعات قابل درک ماشيني در باره منابع وب» توصيف مي کند (Bernere-Lee, 1997). براي عيني‌تر نمودن مفهوم ابر‌داده مي‌توان به اين نکته اشاره کرد که اطلاعات ابر‌داده اي در مورد يک منبع الکترونيکي براي مثال در محيط وب عبارت است از اطلاعات مربوط به مولف، ناشر، تاريخ نشر، جزئيات مالکيت معنوي اثر، جزئيات رتبه بندي اطلاعاتي، کليد واژه هاي قابل جستجو براي هر منبع، کد ها و نشانه هايي براي رده بندي محتوايي مدرک و نيز جزئيات نوع اطلاعات موجود در منبع و ارتباط آن منبع با ساير اجزاي اطلاعاتي (OII, 1998). شايان ذکر است که ابرداده تنها براي توصيف اطلاعات متني نيست بلکه شامل اطلاعاتي در باره ساير فرمت ها ، مانند صوتي - تصويري، گرافيکي و .. مي باشد.
نقش موتور هاي جستجو
با آنکه موتور هاي جستجو و نمايه ها ، برخي ابزارهاي ساخت يافته براي بازيابي اطلاعات خاص را در اختيار ما گذاشته اند اما از بسياري جهات داراي نواقصي هستند (Gilster 1997; “The Internet” 1997) : آنها ممکن است در برخي موارد بيشتر از اندازه اي که واقعا نياز است به نمايه سازي اطلاعات بپردازند و به دليل عدم تشخيص نوع و ارزش اطلاعات دسترسي همسان به هر نوع اطلاعاتي فراهم سازند. با آنکه گوگل در باز يابي به ميزان استنادات توجه دارد اما واقعيت اينست که موتور هاي جستجو توانايي استخراج اطلاعات تماما درست را ندارند. البته اين امر مي تواند به دليل عدم رعايت استانداردها توسط وب سايت ها نيز باشد. اشکال ديگري که بر کار موتورهاي جستجو وارد است آنستکه توانايي عمده آنها در نمايه سازي اطلاعات متني است و حجم عظيمي از اطلاعات غير متني ناديده گرفته مي شوند. به علاوه بسياري از آنها به انباشتن و انتقال اطلاعات مي پردازند اما نمي توانند در درک اطلاعات نيز نقش داشته باشند (Wurman 1989). آنچه نياز داريم علاوه بر دسترس پذير کردن اطلاعات ، قابل درک کردن آنهاست.
نتيجه گيري
از آنچه تا به اينجا گفته شد چنين بر مي آيد که مشکل مديريت اطلاعات هم جنبه فني دارد و هم جنبه انساني. دو راه حل وجود دارد: از نظر فني، ايجاد ابزار هاي بهتر و استفاده بهتر از آنها و از نظر انساني، اصلاح مدل هاي ذهني و تقويت ظرفيت براي تجزيه تحليل ها و بازتاب هاي انتقادي. صلاحيت اصلي براي سواد اطلاعاتي اينست که عادت کنيم تفکر انتقادي داشته باشيم و از ابزار هاي شبکه اي برا ي تقويت آن بهره بجوييم (Gilster 1997, p. 33).
برخي استراتژي ها براي يافتن مسير در جاده مه آلود داده ها به اين شرح است : در جستجوي اطلاعات همواره يک صافي تعريف شده براي خود داشته باشيد که به وسيله آن بتوانيد فقط اطلاعات مورد نظرتان را شناسايي کنيد . در انتشار اطلاعات نيز، ببينيد آيا تمامي اطلاعاتي که منتشر مي کنيد واقعا ضروري است؟ اما در کل، هم در جستجوي اطلاعات و هم در انتشار آن بايد در عين باريک بين بودن، ديد وسيع هم داشته باشيد. و بالاخره اينکه شيوه خاص يادگيري خود را شناسايي کنيد و ببينيد اين شيوه چگونه مي تواند شما را به اطلاعات مورد نظرتان هدايت نمايد (Alesandrini 1992; Shenk 1997).

ريز مغذي ها (عناصر خرد با تاثير کلان) مقدمه : تمامي موجودات زنده از جمله گياهان براي رشد و نمو نياز به غذا دارند. خاک تامين کننده اکثريت قريب به اتفاق ...

بعضي از صاحب نظران مديريت، رمز موفقيت مدير را در توان هدايت نيروي انساني تحت سرپرستي وي مي دانند و از اين رو مديريت را کار با ديگران و از طريق آنان در ...

آموزش نقش تعيين کننده اي در يک مديريت خلاق دارد. « کنفوسيوس » فيلسوف و حکيم چيني احکامي در زمينه مديريت ارائه مي دهد که يادآوري آن خالي از لطف نيست او ...

خاکورزي نواري چيست؟ خاکورزي نواري شکلي از خاکورزي حفاظتي است که شامل شخم نوارهاي باريک به عنوان جايگاهي براي محصول است در حالي که بين نوارها محوطه ي خ ...

● نحوه گرفتگي فيزيکي منابع آبي داري ذرات ماسه به بزرگي دهانه ورودي و خروجي قطره چکانها از مهمترين عواملي هستند که باعث گرفتگي قطره چکانها از نوع فيزيک ...

سازمان بنا به تعريف، سازمان عبارتست از اجتماع دو يا چند نفر و همكاري آنها براي نيل به هدفي مشترك از طريق تقسيم كار و وظايف و از مجراي سلسله مراتب اخت ...

چند سالي است که صنعت دريانوردي به عنوان صنعتي جوان در مجامع سياسي و اقتصادي مملکت به صورت جدي مطرح شده است. آمار و ارقام برگرفته از تحقيقات بنگاه هاي ...

كنترل سازماني، مديريت سوء يا سوء مديريت يكي از مهمترين اركان هر جامعه اي، اجتماع مردم در كنار يكديگر و تعامل آنان جهت نيل به هدفي مشترك است. با توجه ب ...

دانلود نسخه PDF - مديريت اطلاعات